Herausforderungen im Fuhrpark bei
Spedition und Logistik

Auch Sie kennen diese Geschichten! Der tägliche Stress in einer Spedition.

Ihre Dispo ist der zentrale Knotenpunkt sämtlicher Kommunikation zwischen Kunde, Fahrer und Fuhrpark. Gefühlt hunderte Telefonate täglich auf Handy und Festnetz der Disponenten. Das Handy muss schon mittags regelmäßig ans Ladegerät. Ebenso viele Emails erfordern deren Aufmerksamkeit. Hunderte Prozesse und Aufgaben müssen erfasst und erledigt werden. Planung ist das Eine. In der Realität muss diese Planung täglich an neue Gegebenheiten angepasst, improvisiert und organisiert werden.

Ein enormer Aufwand!

Montagmorgen fängt schon gut an. Fahrer 1 steht im Stau und kann seinen Entladetermin nicht einhalten. Fahrer 2 steht schon seit fast 3 Stunden beim Kunden zur Beladung, die Ware ist aber noch nicht fertig. Bald läuft seine Schichtzeit ab. Sie überlegen schon an möglichen Lösungen. Sie legen das Telefon ab und sehen gleichzeitig noch die WhatsApp von Fahrer 3: „Batterie am LKW war nach dem Wochenende fast leer, der LKW ist gerade so angesprungen.“

– Kein größeres Problem denken Sie sich. Vermutlich hat er den Kühlschrank oder eine Innenbeleuchtung angelassen. Der LKW ist ohnehin Ende der Woche zum Service in der Werkstatt. Die sollen dann die Batterien prüfen!

Sie klären zunächst mit dem Empfänger der Tour von Fahrer 1 die zu erwartende Verspätung.

Und wer kann die Anschlusstour von Fahrer 2 übernehmen? Zwischenzeitlich kommen immer wieder Aufträge rein und bedürfen ihrer Bearbeitung. Schnell noch ein Angebot erstellen. Mittendrin ruft Fahrer 4 an und meldet: „Stehe am Parkplatz XY, hab einen platten Reifen.“

Klasse… Noch ein Termin in Gefahr. Und den Notdienst organisieren!

Zwischenzeitlich wieder 3 Anrufe in Abwesenheit. 2 Kunden und die Nummer von Fahrer 2. Der Disponent 2 ruft Ihnen im gleichen Moment zu, dass Kunde XY dringend einen Rückruf benötigt. Sie greifen nach dem Telefon um erstmal den Notdienst anzurufen. Es klingelt schon wieder. Fahrer 5. Er hat heute Nacht einen Anhänger übernommen, der linke Palettenkasten sei beschädigt. Sie überlegen. Wer hatte den Anhänger vorher dran?

Später recherchieren… Erstmal Notdienst.

Dann erhalten Sie eine SMS von Fahrer 2: „Hast du mich vergessen? Hab noch immer keine Ware bekommen!“ Sie fragen Disponent 2, ob er sich um die Beladung von Fahrer 2 kümmern kann. Außerdem muss geklärt werden, ob die geplante Anschlusstour für Fahrer 2 eventuell auch nach seiner Tagesruhezeit geladen werden kann. Sie rufen Kunden XY mit dem Rückrufwunsch zurück. Er geht nicht ran. Also später nochmal versuchen.

Jetzt ruft Sie Fahrer 6 an. Er spricht nur schlecht Deutsch. Soweit Sie es verstanden haben, hat er bei der Entladung eine Palette Ware beschädigt.

Sie atmen erstmal tief durch…

Was wollte ich noch gleich? Ach so… Notdienst… Sie suchen die Telefonnummer heraus und schicken Fahrer 4 die Notdienstnummer. Er soll selbst anrufen.

Rückruf der Anrufe in Abwesenheit.

Fahrer 7 schickt Ihnen Bilder und Info: „Ware ist nass geworden. Hab dir letzte Woche schon gesagt, dass die Dachplane undicht ist“…

Jetzt fällt es Ihnen wieder ein… verdammt… vergessen aufzuschreiben… Sie weisen Ihn an, den Anhänger nach der Tour in die Werkstatt zu bringen. Er teilt Ihnen aber mit, dass es nicht geht. Der Anhänger ist wieder beladen und wird erst nächste Woche Mittwoch entladen. Wenigstens ist die geladene Ware nicht feuchtigkeitsempfindlich. Also noch schnell eine Notiz machen…

Irgendwann hat der Tag ein Ende… Dachten Sie zumindest. Sie sitzen gerade am Tisch und möchten gleich mit Ihrer Familie zu Abend essen. Das Telefon klingelt schon wieder. Fahrer 4 fragt: „Wer ist denn Fahrer 8? Ich finde den nicht auf meiner Telefonliste. Disponent 2 hat gesagt, dass der meine Anschlusstour vorladen soll und ich dann nach meiner Pause mit ihm den Anhänger tauschen soll. Ich hatte doch wegen dem Reifenschaden 2,5 Stunden Verspätung. Kannst du mir von dem die Nummer schicken?“

Anhängertausch? Davon haben Sie nichts mitbekommen. Fahrer 8… Stimmt. Der ist erst seit einer Woche dabei. Woher soll Fahrer 2 denn auch seine Nummer haben?

Die Woche vergeht. Freitag kommt Fahrer 3 mit seiner Lenkzeit gerade noch so auf den Betriebshof. Und der Werkstatttermin? Also gut. Ich lasse das Fahrzeug nachher von einem anderen Fahrer in die Werkstatt fahren…

Die Planungen für die neue Woche liegen in den letzten Zügen, der LKW von Fahrer 3 steht wieder am Betriebshof. Alles erledigt? Ich denke schon…

Endlich Wochenende!

Montagnacht um 03.00 Uhr klingelt das Telefon. Ätzend!

Fahrer 3 ist am Telefon: „Mein LKW springt nicht mehr an. Hast du die Batterien nicht überprüfen lassen?“

Sie ärgern sich über sich selbst… Stimmt ja, da war ja die WhatsApp. Nicht mehr dran gedacht. „Dann musst du dir gleich von einem Kollegen Starthilfe geben lassen!“ – sagen Sie Ihm. Sie legen auf und sehen, dass Sie eine SMS bekommen haben. Fahrer 2 hat sich um 23.45 Uhr krank gemeldet… Kann ich noch was „umstricken“? Aushilfe 1 anrufen und fragen, ob er die Tour fahren kann. Verdammt… Hab die Nummer nicht dabei. Der fährt sonst immer für Disponent 2. Das war es dann wohl. Sie legen sich wieder hin, können aber kaum schlafen. Um 05.00 Uhr klingelt dann der Wecker…

Naja, die neue Woche fängt ja schon wieder gut an… Natürlich hatte Fahrer 3 am Montagmorgen Verspätung… Mit dem damit verbundenen Organisationsaufwand. Schnell einen Zettel schreiben: Fahrzeug morgen wegen Batterien in die Werkstatt planen…

Dienstag fordert ein Kunde Ablieferbelege an und fragt was mit seiner Ware war… Sie wissen es aus dem Kopf nicht, müssen also recherchieren.

Stimmt. Irgendwas war letzte Woche… War das ein Anruf? Eine Whatsapp? Hmmm… Erstmal im Dispoplan nachforschen wer die Tour gefahren hat. Wieder Mails im Postfach. Und andauernd klingelt das Telefon…

Oh Mann! Was wollte ich nochmal?

Ach ja, die Ablieferbelege vom Kunden. Die Tour hatte Fahrer 6 gefahren. Sie rufen Ihn an und fragen: „Was ist da nochmal gewesen?“ Alles verstanden haben Sie, wie beim letzten Gespräch, wieder nicht. Sie schlussfolgern, der Empfänger scheint die Annahme verweigert zu haben. Naja, dann sollte die Palette draußen am Lager stehen! Erstmal die Ablieferbelege raus suchen lassen… Schon wieder Anrufe in Abwesenheit von verschiedenen Kunden. Und Mailboxbenachrichtigungen, unter anderem von Fahrer 1. Sie rufen die Kunden zurück, ohne die Mailbox abzuhören.

Der Kunde mit den Ablieferbelegen ruft schon wieder an… Sie sagen Ihm, dass Sie noch dran sind. Irgendwann nachmittags bekommen Sie die Belege und leiten diese an den Kunden weiter. Fahrer 1 schickt per WhatsApp Bilder von einem Anhänger. Er regt sich darüber auf, dass Sie mal wieder nicht ans Telefon gegangen sind. Der vorherige Kollege habe den Anhänger nicht abgefegt und die Spanngurte nicht aufgewickelt. „Ich bin doch nicht der Depp für die anderen!“ schreibt er…

„Eigentlich hat er Recht!“ – denken Sie sich. Wer hatte denn den Anhänger zuletzt dran?

Der Kunde ruft schon wieder an… Lass die beschädigte Palette erstmal stehen. Ich muss noch klären, was damit passieren soll. Aus haftungsrechtlicher Sicht fragt er Sie: „Wer hat denn entladen? Und kannst du mir noch Bilder von der Palette schicken?“ Sie wissen es nicht genau. Hatte mein Fahrer jetzt eine Anweisung zu entladen und war „Erfüllungsgehilfe“? Hat er eigenmächtig entladen weil er schnell weiter wollte? Inzwischen sind Sie genervt… „Ja, auch das!“ Jetzt packt man den Schadenfall zum x-ten Mal an…

Irgendwann schaffen Sie es aus dem Büro über den Betriebshof zum Lager zu gehen und wollen die Bilder für den Kunden machen. Gleichzeitig versuchen Sie Fahrer 6 anzurufen. Er geht nicht mehr ans Telefon, befindet sich jetzt in seiner Pause… Dabei fällt Ihnen ein Anhänger mit beschädigtem Palettenkasten auf… „Wer zum Teufel…?“ fragen Sie sich. „Der Anhänger ist erst 2 Monate alt!“ Sie fragen am Lager nach den Retouren, um die Bilder von der beschädigten Palette zu machen. Hier weiß aber niemand was von der beschädigten Palette…

Später teilt Ihnen ihr Nahverkehr mit, dass auf einem Anhänger eine beschädigte Palette steht. Sie sehen nach und stellen fest, dass es sich dabei um die gesuchte Annahmeverweigerung handelt und lassen die Palette entladen. Die Anweisung, alle Retouren am Lager zu entladen und das über ein Wochenende keine teure Ware auf einem Anhänger stehen soll, hat Fahrer 6 bei der Einweisung wohl nicht verstanden… Wie auch? Er spricht ja kaum Deutsch…

Sie machen die Bilder und senden diese an den Kunden, mit dem Vermerk, dass Sie Ihren Fahrer nicht erreichen und ihn morgen nochmal wegen dem Entladevorgang anrufen…

Puh… Endlich Feierabend… Am Heimweg hören Sie noch die Mailbox ab. Unter anderem die Nachricht vom Fahrer 1 mit dem verdreckten Auflieger… Wie schön!

Mittwochmorgen… Ein Glück, die Nacht war ruhig. Der morgen auch. Ihnen fällt der Zettel von letzter Woche in die Hand. Dach von Anhänger XY undicht, Mittwoch reparieren lassen. Sie geben Disponent 2 bescheid, dass der Anhänger nach Entladung in die Werkstatt muss. Er schaut erschrocken… „Der ist schon wieder auf Tour!“ Fahrer 4 war früher fertig, dann habe ich Ihn schon wieder laden lassen und auf Tour geschickt…

Jetzt fällt Ihnen auch gerade wieder der beschädigte Palettenkasten ein und Sie recherchieren sofort, wer diesen Anhänger dran hatte. Fahrer 5. Sie erinnern sich. Ja, er hatte mir den Schaden gemeldet… Wer hatte den davor? Ah, Fahrer 3. Sie rufen Ihn an und fragen Ihn nach dem beschädigten Palettenkasten. Er meint, dass dieser Schaden schon ewig alt wäre. Aber die Palettenkästen wären ja ohnehin von fast allen Anhängern verkratzt oder beschädigt…

Sie könnten Platzen vor Wut! „Ewig alt! Das ist ein neuer Anhänger!“

Und der verschmutzte Auflieger? Fahrer 8, der Neue! Hätte ihm keiner gesagt, dass man Anhänger nach der Tour abgefegt und aufgeräumt abstellt… Er dachte, der nächste bräuchte die Gurte eh wieder… Unglaublich!

Wieder klingelt das Telefon… Der Kunde wegen der beschädigten Palette… Nicht rangehen! Erst Fahrer 6 anrufen und dann den Kunden zurückrufen…

Zwischenzeitlich kommt Fahrer 7 ins Büro. Motzig fragt er in die Runde: „Sagt mal, redet Ihr auch mal miteinander oder wird hier einfach nichts mehr repariert?“ Sie und Disponent 2 schauen sich verdutzt an… Dann sagt er weiter: „Ich habe eben mit Fahrer 4 telefoniert. Der hat den Anhänger XY dran. Das dieser Anhänger in die Werkstatt musste, hätte ihm keiner gesagt! Jetzt ist er wieder mit dem undichten Dach auf Tour gefahren.“

Dann erkennen Sie einen ihrer Frachtbriefe auf dem steht: „Beim Abbiegen habe ich den Außenspiegel abgefahren. Datum, Fahrer 5 und 2 Unterschriften…“ Sie sind kurz vor dem Verzweifeln! Sie rufen Fahrer 5 wieder an. „Wo sind denn die Daten vom Unfallgegner? Warum hast du keinen unserer Unfallberichte ausgefüllt? Wo war der Unfall und wo sind die Bilder?“ Er antwortet: „Oh… Dem seine Daten habe ich vergessen aufzuschreiben. Das war ein weißer Transporter. Ich habe keinen Unfallbericht gefunden. Dann habe ich auf einem Frachtbrief aufgeschrieben, dass ich seinen Spiegel beschädigt habe und ihm dann einen Durchschlag mitgegeben. Das war in Frankfurt in der Nähe vom Kunden und das Bild schicke ich dir gleich noch…“

Sie sind fassungslos! 5 Minuten später bekommen Sie das Bild. Hat er tatsächlich nur den beschädigten Spiegel fotografiert? Das kann doch nicht wahr sein!

Naja, so ruhig der Tag angefangen hatte… Sie sind schon wieder bedient…

Ohne das richtige Tool kann der Alltag in einer Spedition für alle beteiligten frustrierende Situationen schaffen… Man ist ja von allem etwas. Unternehmer, Arbeitgeber, Disponent, Fuhrparkmanager, Schadensachbearbeiter, Sündenbock und Kummerkasten zugleich… Man strampelt sich ab und improvisiert sich durch jeden Tag auf ein Neues…

Kommen Ihnen solche Situationen bekannt vor?

Durch den hektischen Alltag und die vielen Schnittstellen werden kleinste Probleme und schlechte Informationen zu den größten Zeitdieben!

Es ist Ihre Zeit!

DOCH WAS KANN MAN TUN?

Wie kann man verhindern, dass Informationen im Alltag vergessen werden?
Wie kann man mehr Ruhe in den Informationsfluss und das Telefon bringen?
Wie kann man die Qualität der Informationen sicherstellen?
Was kann man gegen Gleichgültigkeit tun?
Wie erlangt man mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit?

MIT DEM PERSOFLEET TICKETSYSTEM!

Informationen der Mitarbeiter müssen über einen zentralen Kanal eingehen und abgearbeitet werden können. Das Telefon klingelt seltener, WhatsApp Nachrichten werden nicht vergessen. Telefonische Meldungen müssen nicht mehr schriftlich erfasst werden. Benötigte Informationen werden Schritt für Schritt vom Mitarbeiter abgefragt. Man muss keine Handschriften enträtseln.

Der Anruf in der Nacht von Sonntag auf Montag durch Fahrer 3, dass sein LKW nicht anspringt, wäre nicht erfolgt. Die Batterien wären in der Werkstatt geprüft worden. Sie hätten in Ruhe durchschlafen können.
Fahrer 3 hätte sich nicht durch das Warten auf die Starthilfe eines Kollegen verspätet.
Sie hätten den Organisationsaufwand für Fahrer 3 durch die eingetretene Verspätung gespart.
Das undichte Dach wäre nicht vergessen worden. Der Nässeschaden an der Ware wäre somit verhindert worden.
Disponent 2 hätte von dem beschädigten Dach wissen können, da er auf die gleiche Datenbank zugreifen kann.
Der beschädigte Palettenkasten wäre nicht untergegangen und die damit verbundene Recherche wer ihn dran hatte wäre eingespart worden.
Die Recherche, wer den Anhänger unaufgeräumt abgestellt hat, wäre leichter gefallen.
Fahrzeuge hätten in der App bei Übernahme zugeordnet werden können.
Die Verständigungsprobleme mit dem ausländischen Mitarbeiter wären entfallen. Die benötigten Informationen zum Schaden an der Palette wären mitsamt den Bildern vom Fahrer abgefragt worden. Sie hätten sich die Recherche, viel Ärger und Zeit gespart.
Der Unfallbericht wäre ordnungsgemäß ausgefüllt worden. Alle benötigten Informationen mitsamt den benötigten Bildern wären vom Fahrer abgefragt worden. Sie hätten sich die Telefonate, den Ärger und viel Zeit gespart.
Die Fahrer hätten weniger Unmut. („Haste wieder vergessen?“ – „Wird hier nichts mehr repariert?“ – „Die sind doch eh alle beschädigt!“)

MIT DER PERSOFLEET KONTAKTVERWALTUNG!

Mitarbeiter haben die Kontaktdaten von Kunden, Kollegen und z.B. Notdienstnummern immer aktuell auf ihrem Smartphone. Mitarbeiter aus der Administration für den Notfall sogar die privaten Rufnummern. Keine veralteten Telefonlisten mehr!

Fahrer 1 hätte seine zu erwartende Verspätung selbst beim Kunden anmelden und Sie dann informieren können. Sie hätten weniger Stress und Organisationsaufwand gehabt.
Sie hätten nachts die Telefonnummer von Aushilfe 1 gehabt und ggfls. die Tour vom krank gemeldeten Fahrer 2 noch retten können.
Fahrer 4 hätte die Nummer vom Reifen Notdienst gehabt und sofort anrufen können. So musste er zunächst auf Sie warten. Dadurch hat sich der ganze Einsatz deutlich verzögert.
Der Anruf von Fahrer 4 in ihrem Feierabend wäre entfallen. Sie hätten in Ruhe essen und den Feierabend genießen können.

Vereinfachen Sie Ihre internen Abläufe und starten Sie noch heute mit ihrer PersoFleet – Mitarbeiter App!

MIT DEM PERSOFLEET CONTENT-MANAGEMENT-SYSTEM! (CMS)

Ihre Fahrer haben stets aktuelle Informationen und Arbeitsanweisungen auf ihrem Smartphone. Neue Mitarbeiter finden hierin alle Informationen. Die Einarbeitung wird erleichtert, es wird nichts vergessen. Speziell für Ihre ausländischen Mitarbeiter können Sie alle Informationen auch in ihrer Muttersprache zur Verfügung stellen! (zusätzlich oder ausschließlich)