Fahrerkarte verlängern, ersetzen und richtig auslesen

Die Fahrerkarte ist fünf Jahre gültig – und eine abgelaufene Karte lässt sich nicht durch Ausdrucke oder einen laufenden Antrag ersetzen. Wer die Folgekarte rechtzeitig beantragt, soll sie vor Ablauf der alten Karte erhalten. Wer dagegen wegen Verlust, Diebstahl, Beschädigung oder Fehlfunktion plötzlich ohne nutzbare Karte dasteht, muss melden, Ersatz beantragen und jede Fahrt mit vorgeschriebenen Ausdrucken dokumentieren.

Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen „verloren“ und „vergessen“: Die 15-Tage-Regel für das Fahren ohne Fahrerkarte gilt nicht, wenn die Karte lediglich zu Hause liegt. Auch die Pflichten enden nicht beim Fahrer. Das Unternehmen muss Kartendaten regelmäßig herunterladen, sichern, auswerten und mindestens ein Jahr verfügbar halten.

Rechtsstand der verlinkten Grundlagen: September 2026. Zuständigkeit, Gebühren und Antragsverfahren unterscheiden sich nach Bundesland und Wohnort.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Fahrerkarte ist personenbezogen, nicht übertragbar und höchstens fünf Jahre gültig.
• Die Verlängerung muss spätestens 15 Arbeitstage vor Ablauf bei der zuständigen Stelle am gewöhnlichen Wohnsitz beantragt werden; vielerorts ist der Antrag frühestens sechs Monate vorher möglich.
• Bei Verlust, Diebstahl, Beschädigung oder Fehlfunktion ist binnen sieben Kalendertagen eine Ersatzkarte zu beantragen. Die Behörde muss sie nach einem begründeten Antrag binnen acht Arbeitstagen ausstellen.
• In diesen vier Ausnahmefällen darf grundsätzlich höchstens 15 Kalendertage ohne Fahrerkarte weitergefahren werden – länger nur, wenn dies für die Rückkehr des Fahrzeugs zum Standort erforderlich und nachweisbar ist.
• Eine zu Hause vergessene oder abgelaufene Fahrerkarte fällt nicht unter diese Ausnahme.
• Fahrer müssen bei einer zulässigen Fahrt ohne Karte zu Beginn und am Ende die vorgeschriebenen Ausdrucke erstellen, ergänzen und unterschreiben.
• Unternehmen müssen Fahrerkartendaten spätestens alle 28 Kalendertage und Massenspeicherdaten spätestens alle 90 Tage kopieren, unverzüglich sichern und mindestens ein Jahr aufbewahren.
• Bei Kontrollen müssen Fahrer den laufenden Tag und die vorausgehenden 56 Tage abdecken können.

Wer braucht eine Fahrerkarte?

Die Fahrerkarte identifiziert den Fahrer am digitalen oder intelligenten Fahrtenschreiber und speichert seine Tätigkeitsdaten. Sie wird für Fahrten benötigt, die in den Anwendungsbereich der europäischen Lenk- und Ruhezeiten beziehungsweise der einschlägigen deutschen Fahrpersonalvorschriften fallen und bei denen ein digitaler Fahrtenschreiber zu benutzen ist.

Die Karte ist persönlich und nicht übertragbar. Nach Artikel 27 der Verordnung (EU) Nr. 165/2014 darf ein Fahrer nur Inhaber einer einzigen gültigen Fahrerkarte sein und nur seine eigene Karte benutzen. Eine defekte oder abgelaufene Karte darf nicht verwendet werden.

Wann und wie wird die Fahrerkarte verlängert?

Die Gültigkeitsdauer einer Fahrerkarte darf fünf Jahre nicht überschreiten. Nach Artikel 28 der Verordnung (EU) Nr. 165/2014 muss der Verlängerungsantrag spätestens 15 Arbeitstage vor Ablauf bei der zuständigen Stelle des Staates eingehen, in dem der Fahrer seinen gewöhnlichen Wohnsitz hat.

Geht der Antrag fristgerecht ein, muss die zuständige Behörde die neue Karte vor Ablauf der bisherigen Karte ausstellen. In Deutschland wird die Folgekarte vielerorts frühestens sechs Monate vor Ablauf angenommen. Die örtliche Antragsstelle kann den zulässigen Zeitraum und das konkrete Verfahren nennen.

Was passiert bei verspätetem Antrag?

Eine verspätete Beantragung verlängert die alte Karte nicht. Läuft sie ab, bevor die Folgekarte gültig ist, dürfen tachographenpflichtige Fahrten nicht einfach mit Tagesausdrucken fortgesetzt werden. Die Weiterfahrregel für 15 Kalendertage gilt für Verlust, Diebstahl, Beschädigung und Fehlfunktion – nicht für eine abgelaufene Karte.

Deshalb sollte die betriebliche Erinnerung deutlich vor der gesetzlichen Mindestfrist liegen, beispielsweise sechs Monate vor Ablauf mit weiteren Eskalationen drei Monate und sechs Wochen vorher.

Welche Unterlagen werden typischerweise benötigt?

Je nach Antragsstelle werden regelmäßig verlangt:

• ausgefüllter Antrag,
• gültiger Personalausweis oder Reisepass,
• Nachweis über Hauptwohnsitz beziehungsweise gewöhnlichen Wohnsitz,
• gültiger EU-Kartenführerschein oder anerkannte EU-/EWR-Fahrerlaubnis,
• aktuelles biometrisches Lichtbild,
• bisherige Fahrerkarte bei Verlängerung, Umtausch oder Defekt,
• bei Diebstahl die polizeiliche Anzeige,
• bei Verlust die verlangte Verlustanzeige oder Versicherung an Eides statt.

Wo kann die Fahrerkarte beantragt werden?

Die Anträge gehen an die nach Landesrecht zuständige Behörde oder Stelle am gewöhnlichen Wohnsitz. Das Kraftfahrt-Bundesamt personalisiert die Karten und führt das Fahrtenschreiberkartenregister, ist aber nicht automatisch die örtliche Antragsstelle.

Bundesland beziehungsweise Region	Typischer Antragsweg
Bayern	TÜV SÜD oder DEKRA; Onlineverfahren sind verfügbar
Baden-Württemberg	unter anderem DEKRA und regional zuständige Stellen; örtliches Serviceportal prüfen
Sachsen	DEKRA-Ausgabestellen beziehungsweise das Landesportal zur örtlichen Zuständigkeit
Sachsen-Anhalt	DEKRA-Ausgabestellen beziehungsweise örtlich benannte Stellen
Hessen	insbesondere TÜV Hessen beziehungsweise der im Landesportal angegebene Online- oder Vor-Ort-Dienst
Berlin	Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten, LABO
übrige Bundesländer	regelmäßig Fahrerlaubnisbehörde, Straßenverkehrsamt oder eine landesrechtlich beauftragte Ausgabestelle

DEKRA nennt aktuell Bayern, Baden-Württemberg, Sachsen und Sachsen-Anhalt als eigene Ausgabeländer. Für Bayern weist das BayernPortal die Onlinewege über TÜV SÜD und DEKRA aus. In anderen Ländern und Kommunen kann die Organisation abweichen.

Eine vollständige Liste aller einzelnen Dienststellen wäre schnell veraltet. Verbindlich ist die aktuelle Zuständigkeitsauskunft des Landes- oder Kommunalportals. Über das Bundesportal beziehungsweise die Behördennummer 115 lässt sich die örtliche Stelle ermitteln.

Wie lange dauert die Ausstellung?

Eine allgemeine Bearbeitungsdauer gibt es nicht. Bei einer begründeten Ersatzbeantragung schreibt das EU-Recht die Ausstellung binnen acht Arbeitstagen nach Eingang vor. Bei Erst- und Verlängerungsanträgen hängen Termin, Prüfung und Versand von der örtlichen Stelle ab. Berlin nennt beispielsweise durchschnittlich fünf Werktage; andere Stellen können deutlich länger benötigen.

Für die Planung sollte deshalb nicht mit einer einzelnen Erfahrungszahl gearbeitet werden. Maßgeblich ist die aktuelle Angabe der zuständigen Antragsstelle – plus Zeit für Terminbuchung und fehlende Unterlagen.

Was gilt bei Verlust, Diebstahl oder Defekt?

Artikel 29 der Verordnung (EU) Nr. 165/2014 unterscheidet vier Fälle: Verlust, Diebstahl, Beschädigung und Fehlfunktion.

Ereignis	Sofortmaßnahme
Verlust	der ausstellenden Stelle und gegebenenfalls der zuständigen Stelle am Wohnsitz melden
Diebstahl	bei der zuständigen Behörde des Staates anzeigen, in dem der Diebstahl geschah
Beschädigung	Karte nicht weiterverwenden und der zuständigen Stelle zurückgeben
Fehlfunktion	Karte zurückgeben und Störung nachvollziehbar dokumentieren

In allen vier Fällen muss der Fahrer binnen sieben Kalendertagen die Ersatzkarte bei der zuständigen Stelle seines gewöhnlichen Wohnsitzes beantragen. Wird eine als verloren oder gestohlen gemeldete Karte wiedergefunden, darf sie nicht einfach erneut verwendet werden; sie ist der zuständigen Stelle abzugeben.

Ausdrucke während der Ersatzphase

Bei jeder zulässigen Fahrt ohne Karte muss der Fahrer nach Artikel 35 zu Beginn der Fahrt die Fahrzeugdaten ausdrucken und Name, Fahrerkarte- oder Führerscheinnummer sowie die nicht automatisch erfassten Tätigkeiten ergänzen und unterschreiben. Am Ende der Fahrt ist erneut auszudrucken; weitere Arbeiten, Bereitschaftszeiten und Ruhezeiten seit dem Startausdruck sind zu ergänzen, anschließend folgen Identifikationsangaben und Unterschrift.

Die Ausdrucke müssen den Kontrollzeitraum abdecken und dem Unternehmen zur geordneten Aufbewahrung übergeben werden.

Wann darf ohne Fahrerkarte gefahren werden?

Ohne Fahrerkarte darf in zwei grundverschiedenen Situationen gefahren werden:

1. Die konkrete Fahrt fällt nicht unter die Pflicht zur Benutzung eines Fahrtenschreibers beziehungsweise eine gesetzliche Ausnahme greift.
2. Die Fahrerkarte ist beschädigt, funktioniert nicht, wurde verloren oder gestohlen und die strengen Ersatz- und Dokumentationsregeln werden eingehalten.

Im zweiten Fall darf die Fahrt grundsätzlich höchstens 15 Kalendertage ohne Karte fortgesetzt werden. Ein längerer Zeitraum ist nur zulässig, wenn er notwendig ist, um das Fahrzeug zu seinem Standort zurückzubringen, und der Fahrer nachweisen kann, warum die Karte nicht vorgelegt oder benutzt werden konnte.

Die 15 Tage sind keine allgemeine Übergangsfrist und kein zusätzlicher Zeitraum nach Ablauf der Karte. Auch ein Personalmangel oder eine noch nicht eingetroffene Erstkarte schafft keine Ausnahme.

Was gilt, wenn die Fahrerkarte vergessen wurde?

Eine zu Hause oder im anderen Fahrzeug vergessene Karte ist weder verloren noch gestohlen, beschädigt oder funktionsunfähig. Die Ausnahme des Artikels 29 greift deshalb nicht. Der Fahrer darf eine tachographenpflichtige Fahrt nicht allein mit Ausdrucken antreten, obwohl seine funktionsfähige Karte erreichbar ist.

Praktisch bedeutet das: Karte holen, Tour umplanen oder einen anderen einsatzberechtigten Fahrer einsetzen. Wer dennoch fährt, riskiert Verstöße wegen nicht ordnungsgemäßer Benutzung der Fahrerkarte und fehlender Aufzeichnungen. Auch das Unternehmen kann betroffen sein, wenn es die Fahrt anordnet, duldet oder seine Organisations- und Kontrollpflichten verletzt.

Eine fremde Fahrerkarte zu nutzen, ist ebenfalls keine Lösung. Fahrerkarten sind persönlich; ihre missbräuchliche Verwendung kann weit schwerere Folgen haben als eine verspätete Tour.

Was bedeuten die letzten drei Zeichen der Kartennummer?

Die Fahrerkartennummer besteht aus 16 alphanumerischen Zeichen. Die letzten drei Stellen sind technische Indizes – deshalb sind es nicht zwingend nur Ziffern:

Position	Bedeutung
14. Zeichen	fortlaufender Kartenindex
15. Zeichen	Ersatzindex
16. Zeichen	Erneuerungsindex

Der Ersatzindex wird bei einer Ersatzkarte fortgeschrieben, etwa nach Verlust, Diebstahl oder Defekt. Bei einer regulären Erneuerung wird der Erneuerungsindex erhöht und der Ersatzindex zurückgesetzt. Nach den technischen EU-Vorgaben laufen die Zeichen über 0 bis 9 und anschließend A bis Z.

Für die betriebliche Zuordnung ist das wichtig: Alte und neue Karte können sich nur in diesen Indexstellen unterscheiden, sind aber unterschiedliche Kartenausgaben. Eine Software darf Datensätze nicht unbesehen doppelt anlegen oder Historien voneinander trennen.

Muss die Führerscheinnummer übereinstimmen?

Die Führerscheinnummer gehört zu den Fahrerkartendaten und wird auf der Fahrerkarte angegeben. Nach einem Führerscheinumtausch oder einer Ersatzausstellung kann sich die Nummer des Führerscheindokuments ändern.

Nach der FAQ des Bundesamtes für Logistik und Mobilität ist in Deutschland eine Übereinstimmung zwischen der auf der Fahrerkarte angegebenen und der aktuell im Führerschein eingetragenen Führerscheinnummer nicht erforderlich. Eine noch gültige Fahrerkarte wird allein durch einen Führerscheinwechsel daher nicht automatisch ungültig.

Trotzdem sollte der Betrieb die Änderung dokumentieren und bei der nächsten Erneuerung die aktuellen Führerscheindaten verwenden. Entscheidend bleibt außerdem, dass die zugrunde liegende Fahrerlaubnis gültig ist.

Welche Fristen und Untersuchungen für die zugrunde liegenden Fahrerlaubnisklassen gelten, erklärt der Beitrag Lkw- und Bus-Führerschein verlängern. Bei ausländischen Fahrerlaubnissen sind zusätzlich die Regelungen zur Anerkennung und Umschreibung zu beachten.

Welche Daten werden auf der Fahrerkarte gespeichert?

Die Fahrerkarte enthält Identitäts-, Karten- und Tätigkeitsdaten. Dazu gehören insbesondere:

• Name, Geburtsdatum und Kartenkennung,
• Ausstellungsstaat, ausstellende Stelle, Beginn und Ende der Gültigkeit,
• Führerscheindaten,
• Datum und Uhrzeit des Karteneinsteckens und der Kartenentnahme,
• verwendete Fahrzeuge und Kilometerstände,
• Lenkzeiten, andere Arbeiten, Bereitschaftszeiten, Fahrtunterbrechungen und Ruhezeiten,
• manuelle Nachträge sowie Länder- und Regionseingaben,
• Kontrollaktivitäten, Ereignisse und Störungen,
• bei neueren intelligenten Fahrtenschreibern zusätzliche Positions-, Grenzübertritts- sowie Be- und Entladeinformationen, soweit technisch und rechtlich vorgesehen.

Die Fahrerkarte arbeitet als Ringspeicher: Sind einzelne Speicherbereiche voll, können ältere Datensätze überschrieben werden. Die tatsächliche Reichweite hängt von Kartengeneration, Nutzung und Datenart ab. Deshalb ist „die Karte speichert vier Wochen“ keine belastbare Archivstrategie.

Seit 31. Dezember 2024 müssen Fahrer bei einer Straßenkontrolle den laufenden Tag und die vorausgehenden 56 Tage durch Fahrerkarte, Ausdrucke, manuelle Aufzeichnungen und gegebenenfalls Schaublätter abdecken können. Diese Kontrollfrist ist nicht mit dem betrieblichen 28-Tage-Downloadintervall zu verwechseln.

Welche Auslese- und Archivpflichten gelten?

Nach § 2 Absatz 5 Fahrpersonalverordnung muss der Unternehmer die Daten spätestens in folgenden Abständen in den Betrieb kopieren:

Datenquelle	Spätester Kopierzeitpunkt
Fahrerkarte	28 Kalendertage nach Aufzeichnung eines Ereignisses
Massenspeicher des Fahrtenschreibers	90 Tage nach Aufzeichnung eines Ereignisses

Der Fahrer muss dem Unternehmen Fahrerkarte und erforderliche Ausdrucke zur Verfügung stellen. Das Unternehmen muss von allen kopierten Daten unverzüglich Sicherheitskopien auf einem gesonderten Datenträger erstellen und die Daten der zuständigen Behörde auf Verlangen bereitstellen.

Nach Artikel 33 der Verordnung (EU) Nr. 165/2014 sind Schaublätter, vorgeschriebene Ausdrucke und heruntergeladene Daten mindestens ein Jahr chronologisch und lesbar aufzubewahren. Andere Vorschriften – etwa Arbeitszeit-, Mindestlohn-, Steuer- oder Sozialrecht – können für bestimmte Unterlagen längere Aufbewahrungsfristen auslösen.

Die arbeitszeitrechtlichen Grundlagen erläutert der Beitrag Lenk- und Ruhezeiten im Güterverkehr.

Auslesen ist nicht dasselbe wie Auswerten

Das bloße Speichern der DDD-Dateien erfüllt nicht die gesamte Unternehmerverantwortung. Das Verkehrsunternehmen muss Fahrer angemessen schulen, die ordnungsgemäße Benutzung regelmäßig prüfen und darf keine Anreize zum Missbrauch geben. In der Praxis müssen die Daten deshalb auf Verstöße, Lücken, unbekannte Zeiträume und Bedienfehler ausgewertet und Auffälligkeiten nachvollziehbar bearbeitet werden.

Ein sinnvoller Prozess umfasst:

1. fristgerechten Download,
2. unveränderte Archivierung der Originaldatei,
3. getrennte Sicherheitskopie,
4. regelhafte Auswertung,
5. dokumentierte Klärung von Auffälligkeiten,
6. Unterweisung oder Korrekturmaßnahme,
7. kontrollierte Löschung nach Ablauf aller einschlägigen Fristen.

Wie organisiert der Betrieb die Fahrerkarte?

Für jede Fahrerkarte sollte der Betrieb neben der Kartennummer mindestens folgende Informationen führen:

• Ausstellungs- und Ablaufdatum,
• Kartengeneration und aktueller Kartenstatus,
• letzte und nächste Auslesefrist,
• zuständige Antragsstelle,
• Verlängerungs- oder Ersatzantrag mit Datum,
• Verlust-, Diebstahl- oder Defektnachweis,
• Zeitraum zulässiger Fahrten ohne Karte,
• vorhandene Tagesausdrucke,
• Abweichungen aus der Auswertung und deren Bearbeitung,
• Verknüpfung zur gültigen Fahrerlaubnis und zum FQN.

Nach einer Erneuerung sollte die alte Karte nicht vorschnell aussortiert werden. Sie ist so lange mitzuführen, wie ihre Aufzeichnungen noch in den laufenden Kontrollzeitraum von 56 Tagen fallen. Außerdem müssen Alt- und Neudaten in der betrieblichen Historie zusammenhängend bleiben.

Fahrerkarten und Auslesefristen mit PersoFleet verwalten

PersoFleet unterstützt Unternehmen dabei, Fahrerkarte, Führerschein und Fahrerqualifizierungsnachweis als getrennte Dokumente in der Fahrerakte zu verwalten. Ablaufdaten, Verlängerungsaufgaben, Ersatzvorgänge, Auslesetermine und Freigabestatus lassen sich mit Verantwortlichen und Erinnerungen verbinden.

PersoFleet ersetzt weder den Tachographen-Download noch die vorgeschriebene fachliche Auswertung oder die Antragsstelle. Die Plattform schafft die organisatorische Klammer: Wer muss wann handeln, welches Dokument liegt vor und darf der Fahrer für die geplante Tour eingesetzt werden?

Checkliste Fahrerkarte

• Ist die Fahrerkarte noch gültig und gehört sie zum eingesetzten Fahrer?
• Ist die Verlängerung spätestens 15 Arbeitstage vor Ablauf beantragt?
• Wurde bei Verlust, Diebstahl oder Defekt binnen sieben Kalendertagen Ersatz beantragt?
• Ist der Ausnahmegrund für jede Fahrt ohne Karte belegbar?
• Werden Start- und Endausdrucke vollständig ergänzt und unterschrieben?
• Sind Fahrerkarte und Massenspeicher innerhalb von 28 beziehungsweise 90 Tagen kopiert?
• Existiert eine getrennte Sicherheitskopie?
• Werden Daten und Ausdrucke mindestens ein Jahr lesbar aufbewahrt?
• Werden Auffälligkeiten ausgewertet und Maßnahmen dokumentiert?
• Decken die mitgeführten Nachweise den laufenden Tag und die vorausgehenden 56 Tage ab?
• Sind alte und neue Kartennummer in derselben Fahrerhistorie verknüpft?

Häufige Fragen

Wie früh kann die Fahrerkarte verlängert werden?

Viele deutsche Ausgabestellen nehmen den Antrag frühestens sechs Monate vor Ablauf an. Unionsrechtlich muss der Antrag spätestens 15 Arbeitstage vor Ablauf bei der zuständigen Stelle eingehen, damit die neue Karte rechtzeitig ausgestellt werden kann.

Wie lange darf man ohne Fahrerkarte fahren?

Bei Verlust, Diebstahl, Beschädigung oder Fehlfunktion grundsätzlich höchstens 15 Kalendertage. Länger nur, wenn dies zur Rückkehr des Fahrzeugs zum Standort erforderlich ist und die Unmöglichkeit der Kartennutzung nachgewiesen werden kann. Vorgeschriebene Ausdrucke und Eintragungen bleiben Pflicht.

Darf ich fahren, wenn ich die Fahrerkarte zu Hause vergessen habe?

Bei einer tachographenpflichtigen Fahrt grundsätzlich nein. Das bloße Vergessen ist kein gesetzlicher Ausnahmegrund. Die Karte muss geholt, die Tour neu disponiert oder ein anderer Fahrer eingesetzt werden.

Darf ich mit einer abgelaufenen Fahrerkarte noch 15 Tage fahren?

Nein. Die 15-Tage-Regel gilt nicht für eine abgelaufene Karte und nicht für einen verspäteten Verlängerungsantrag.

Wann muss eine Ersatzkarte beantragt werden?

Bei Verlust, Diebstahl, Beschädigung oder Fehlfunktion binnen sieben Kalendertagen bei der zuständigen Stelle am gewöhnlichen Wohnsitz. Nach Eingang eines begründeten Antrags ist die Ersatzkarte binnen acht Arbeitstagen auszustellen.

Was bedeuten die letzten drei Zeichen der Fahrerkartennummer?

Das 14. Zeichen ist der fortlaufende Kartenindex, das 15. der Ersatzindex und das 16. der Erneuerungsindex. Die Stellen können neben Ziffern auch Buchstaben enthalten.

Muss die Führerscheinnummer auf Fahrerkarte und Führerschein gleich sein?

Die Führerscheinnummer wird auf der Fahrerkarte angegeben. Nach Auskunft des BALM ist in Deutschland eine Übereinstimmung mit einer später geänderten Führerscheinnummer jedoch nicht erforderlich; die gültige Fahrerkarte wird durch den Dokumentenwechsel nicht automatisch ungültig.

Wie oft muss die Fahrerkarte ausgelesen werden?

Der Unternehmer muss die Daten spätestens 28 Kalendertage nach Aufzeichnung eines Ereignisses in den Betrieb kopieren. Für den Massenspeicher des Fahrtenschreibers gilt spätestens ein 90-Tage-Intervall.

Wie lange müssen Fahrerkartendaten aufbewahrt werden?

Heruntergeladene Daten und vorgeschriebene Ausdrucke müssen nach der Tachographenverordnung mindestens ein Jahr aufbewahrt und für Kontrollen verfügbar gehalten werden. Andere gesetzliche Pflichten können längere Fristen auslösen.

Muss der Fahrer 28 oder 56 Tage nachweisen können?

Bei Straßenkontrollen muss der Fahrer seit 31. Dezember 2024 den laufenden Tag und die vorausgehenden 56 Tage abdecken können. Die 28 Tage bezeichnen dagegen das maximale betriebliche Downloadintervall für Fahrerkartendaten.